Війна диктує роботодавцям особливі вимоги до зберігання документів, зокрема трудових книжок. Цілком зрозумілі побоювання співробітників щодо надійності такого зберігання, враховуючи те, як швидко й жахливо розвивалися події на початку російської агресії. Що з цього приводу говорить законодавство?
Зазначимо, що жодних особливих умов зберігання трудових книжок працівників правовий режим воєнного стану не визначає. Змін з цього приводу у законодавстві немає: зберігати трудові книжки працівників має підприємство, на якому вони працюють, обов’язково видавати трудову книжку потрібно лише у разі, якщо працівник звільняється (п.3 постанови Кабміну від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки працівників»).
Як допускається діяти в умовах воєнного стану
Державна служба України з питань праці у своїх роз’ясненнях від 17.06.2021 зазначила, що роботодавець не зобов'язаний видавати працівникам трудові книжки, проте відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви.
У разі видачі трудової книжки працівнику на його вимогу, працедавець знімає з себе відповідальність за збереження трудової книжки. Робиться це в інтересах працівника, який може через небезпеку змінити місце проживання, виїхати, влаштуватись за строковим трудовим договором за сумісництвом тощо. І краще, якщо трудова книжка буде у нього на руках.
Алгоритм видачі трудової книжки працівнику
1. працівник звертається до роботодавця з заявою, в якій просить видати йому трудову книжку з обґрунтуванням необхідності такої видачі;
2. роботодавець заводить додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (довільної форми), де працівник розписується в отриманні та поверненні трудової книжки.