Щоб зрозуміти, що таке електронний документообіг і для чого він потрібен, необхідно знати загальне поняття та принципи документообігу в цілому. Документообіг – це складання первинних облікових документів, їх отримання від сторонніх організацій, їх обробка та передача в архів. Всі ці операції відбуваються за затвердженим графіком, який складається бухгалтером кожного підприємства.
Графік встановлює раціональний обіг документів і визначає оптимальний термін перебування кожного первинного документа у підрозділі. Після цього документи аналізуються і відправляються в архів.
До недавнього часу вся процедура документообігу проходила за допомогою паперових документів. А професіонали, дивлячись у майбутнє, говорили про перехід на електронні документи. Однак зміна форми документів відбулося набагато швидше, ніж передбачалося спочатку. Зараз навіть на державних підприємствах застосовується ЕДО, і інтерес до такої форми поступово зростає.
Так навіщо потрібен документообіг?
Почнемо з того, що в кожній організації або є, або немає обороту документів. Якщо компанія успішна, їй не уникнути паперової тяганини, складання документів та створенню бухгалтерського обліку. Так, принаймні, можна впорядкувати всю документацію, і якщо нею не управляти, то з часом можуть виникнути суттєві проблеми. Деякі документи губляться, а виявляються лише тоді, коли вже відпала необхідність. Навести порядок, допоможе електронний документообіг Reportex. Він може бути простим, де враховуються лише внутрішньокорпоративні стандарти і норми, а також юридично значимий, який регламентується угодою двох і більше організацій.
Якщо цю процедуру проводити в паперовому вигляді, тоді компанії не уникнути безліч непотрібних процедур, наприклад, для передачі документа контрагенту потрібно з облікової системи вивести його на друк, передати його поштою потрібній людині, який у свою чергу повинен буде внести документ вручну в свою базу.
Для цього придумують схему розміщення файлів на спеціальному сервері і використовують електронну пошту як засіб передачі документів. Однак такі дії допоможуть лише до пори до часу. Збільшення обсягу документації означає, що засобів зберігання інформації не вистачає і виникає необхідність впровадження такої системи, як ЕДО.
В першу чергу, коли компанія переходить на електронний документообіг, вона переслідує мету збільшення ефективності обліку документів. При цьому у компанії скорочуються витрати на папір, зменшується робочий час співробітників на обробку інформації, прискорюються інформаційні потоки і змінюється корпоративна культура.
