Современный рынок перенасыщен предложениями компаний, специализирующихся на обеспечении офисов канцелярскими и прочими товарами, необходимыми для поддержания его работоспособности. Несмотря на такое обилие, выбор надёжной компании-поставщика товаров для офиса достаточно затруднителен. Причин для этого немало. Подавляющее большинство потенциальных заказчиков начинают подбор претендентов, опираясь на цену товаров. Но и здесь их подстерегает проблема – единой классификации товаров не существует, поэтому сравнить цены практически невозможно, а отдельные поставщики могут существенно занижать стоимость индикативных позиций.

Для того чтобы сделать полноценный анализ деятельности компании, необходимо учитывать огромное количество факторов, что не всегда возможно из-за недостатка информации. В этой статье мы приводим рекомендации, которые помогут избежать самых распространённых ошибок и «отсеять» недобросовестных поставщиков. Итак, как выбрать поставщика канцелярских товаров, приступим к анализу.

В поисках надёжного поставщика

Наша задача – получить как можно больше информации о деятельности поставщика. Для этого, как говорится, все методы хороши, и мы будем комбинировать их. Наиболее популярным и быстрым способом получить сведения о поставщиках канцелярских товаров является поиск в интернете. Поможет нам в этом любая поисковая машина, например, Google. В строке поиска мы введём соответствующий запрос, например, «поставщики канцелярских изделий». В ответ получим список претендентов, с которым мы и будем работать.

Для отбора компании-поставщика канцтоваров мы будем использовать следующие критерии:

  • Дата открытия сайта. С помощью известного сервиса nic.ru/whois мы определим дату регистрации доменного имени, условно приняв её за начало работы компании. Для этого мы укажем адрес анализируемого ресурса, и система выдаст интересующие нас результаты. При выборе претендентов отдаём предпочтение поставщикам, которые на рынке около 2 лет. Этого времени достаточно, для того чтобы создать эффективную и работающую систему, учесть ошибки и обзавестись достаточным количеством клиентов.
  • Наличие офиса и склада. Офис – это место заключения договоров, деловых встреч, презентаций и наконец, это просто часть компании, которая являются составляющей её имиджа. Именно поэтому его наличие является одним из признаков, указывающих на стремление компании развиваться. Складские помещения – это более эффективное планирование, возможность осуществлять оперативную доставку товаров. Использование складских помещений сторонних организаций значительно затрудняет доставку комплексных заказов, в состав которых входят не только канцелярские товары, но и продукты питания, бытовая химия и т.д., поскольку для их формирования понадобится посетить несколько складов.
  • Посредничество или прямые поставки. Компании-посредники, как правило, продают товары по завышенным ценам, при этом мало вниманию уделяют развитию сервиса. Таким образом, сотрудничая с посредником, вы лишаетесь массы возможностей, которые предлагают специализированные компании.
  • Ассортимент. Обеспечение современного офиса не ограничивается канцелярскими товарами. Оптимальный вариант – это комплексные поставки, в которые кроме канцтоваров будут включены мебель, средства бытовой химии, техника, продукты питания и др. Это упростит сам процесс заказа и уменьшит затраты на транспортировку. Поэтому предпочтение стоит отдавать компаниям, предлагающим разные категории товаров.
  • Ценовые категории. Канцелярские товары, как и другие группы товаров, представлены в нескольких ценовых категориях. Для решения ежедневных задач, как правило, стараются использовать товары эконом-класса, но время от времени возникает необходимость и в более дорогих изделиях, например подарочных наборах ручек или письменных наборах, сувенирной продукции и т.д. Обратите внимание, присутствуют ли такие изделия в каталоге поставщика.
  • Сроки доставки. Этот момент необходимо уточнить на этапе заключения договора. В зависимости от компании, сроки доставки могут составлять от 1 до 7 дней. В первую очередь это зависит от наличия у компании собственной службы доставки. Многие поставщики пользуются услугами компаний-перевозчиков, поэтому сроки могут увеличиваться, а оперативная доставка в этом случае вообще отсутствует.
  • Подбор товаров. Наиболее удобен для этих целей онлайн-каталог, который содержит характеристики товара, цены, различные дополнительные сведения. Заказчик использует самую актуальную информацию, а кроме этого может ознакомиться с отзывами клиентов, которые очень часто позволяют узнать о недостатках поставщика, методах, которые он использует для разрешения конфликтных ситуаций.
  • Обратная связь. Компании, профессионально занимающиеся обеспечением офисов, заинтересованы в установлении прочных связей с клиентами. Если ваш претендент относится к таковым, то вам обязательно будут уделять внимание, что проявляется в информировании о поступлениях товаров, скидках, приводящихся акциях и т.д.
  • Цена. Нас интересует общий уровень цен. Если вас насторожили слишком высокие или слишком низкие цены – попросите поставщика обосновать их. Что касается подозрительно низких цен, то они могут указывать на отсутствие сервиса, низкое качество продукции и т.д. Помните, что качественные услуги и товары требуют больших материальных вложений, поэтому не могут стоить дёшево.

Не спешите доверять

Мы уже определились с поставщиком, и теперь нам предстоит заключить договор. Мы рекомендуем вам провести эту процедуру в офисе поставщика. Обычно, недобросовестные компании предпочитают не идти на прямые контакты, поэтому даже по реакции на ваше предложение, можно сделать неоднозначные выводы. Кроме этого, посетив поставщика, вы сможете оценить уровень квалификации сотрудников, получить общее представление о его деятельности.

При заключении договора уделите внимание деталям: входит ли в стоимость транспортировка, услуги погрузчика или грузчиков, упаковка. Поскольку мы отбираем претендентов с приличным стажем работы, мы вправе рассчитывать на высокий организационный уровень компании, отработанную схему работы.

Оформление документов

Оформлению документов уделите пристальное внимание, чтобы в дальнейшем этот вопрос не являлся причиной конфликтных ситуаций. Нас интересует:

  • возможно ли оформление документов, в соответствии с требованиями нашего делопроизводства;
  • предоставляется ли распечатка по группам и позициям товаров;
  • оформляет ли поставщик документы на отдельные категории товаров (канцтовары, продукты питания, мебель, средства бытовой химии, расходные материалы и т.д.);
  • счёт выставляется ежемесячно или за каждый оформленный заказ.

Задайте следующие вопросы относительно доставки:

  • возможна ли доставка в удобное для вас время;
  • уведомляет ли поставщик о том, что машина выехала к вам;
  • включены ли в стоимость услуги по погрузке и разгрузке;
  • осуществляет ли компания оперативную доставку;
  • возможен ли товарный кредит.

На что ещё обратить внимание?

Рассмотрены все основные рабочие моменты, но мы рекомендуем уделить внимание ещё некоторым моментам. Обязательно протестируйте работу менеджеров. Перезвоните после оформления заказа и оцените насколько быстро отвечают на входящий вызов, как проходит диалог, можете ли вы получить ответы на все, интересующие вас вопросы.

Узнайте, предоставляет ли компания личного менеджера, насколько квалифицированным является персонал поставщика, имеет ли опыт работы в данной сфере. Заказывая товар, обязательно уточняйте его наличие, кто является производителем, характеристики продукции.

Надеемся, что вопрос «Как выбрать поставщика канцтоваров» – исчерпан. Поверьте, такой скрупулёзный подход отнюдь не излишен. Во-первых, потому что рынок переполнен предложениями о сотрудничестве в данной сфере, а вам незачем тратить время на неудачные попытки сотрудничества, а во-вторых, вы являетесь покупателем, а значит, имеете право на условия, которые подходят вам. Поэтому не стесняйтесь, ищите, экспериментируйте, задавайте вопросы – в этом случае все методы хороши, если они помогают вам достичь желаемого результата.