В современном рабочем потоке слишком много задач приходится решать человеческому мозгу. Сейчас их в разы больше, чем поколение назад. Помимо прочего, вечная загруженность - одна из главных причин раздражительности и беспокойства.
Здесь на помощь приходит замечательная методология Дэвида Аллена - GTD (Getting Things Done). Состоит она из 3-х несложных принципов.
- Переносим все незавершенные дела из головы вовне.
- Принимаем решение, как поступить с ними в будущем.
- Выстраиваем понятную систему для ведения задач во времени
5 шагов системы GTD: Сбор-Обработка-Организация-Обзор-Выполнение. Используя их регулярно, вы повышаете стрессоустойчивость и уровень эффективности.
Первый шаг: Запишем все
Ученые доказали, наш мозг рассчитан не более чем на 4 задачи одновременно. Что это может быть? Совещание с начальством, ответ на важное сообщение, отвезти детей к детскому саду, поздравить близкого с памятной датой. В реальности подобных дел на порядок больше. Когда мы удерживаем все в голове, мозг вынужден постоянно переключаться с одного дела на другое, чтобы не упустить чтт-то из виду. А ведь намного продуктивнее было бы сконцентрировать усилия на решении конкретной задачи. Задача мозга - генерация идей, а не хранение. Так что освободите его даже от четырех возможных задач.
Как это сделать? Убираем задачи из головы на удобную внешнюю платформу-носитель информации. Все - вплоть до дел порядка покупки корма домашнему любимцу или порошка для стирки, разговора с другом о совместной поездке, ответа на письмо и подобные. Благодаря такому подходу ничто не будет забыто. Где вести записи? Да где угодно - в программе, ежедневнике, блокноте. Главное - всегда иметь доступ к этим записям.
Несколько советов:
- Прописывая дела, не оценивайте реальность их выполнения. Только пишите. Время для оценки придет позже.
- Не нужно сразу каталогизировать свою деятельность. Пишите по ходу, как вспоминается.
Второй шаг: Будем обрабатывать информацию
Мы решаем, какие действия нужно предпринять, и нужно ли вообще что-то делать. Не нужно ничего? Прекрасно - вычеркиваем задачу из списка.
Несколько советов:
- Очищайте перечни входящих задач регулярно - раз в сутки-двое, чтобы они не накапливались.
- Когда выполнение задачи занимает не более 2-х минут, делайте ее в тот же час, не откладывая.
- Подумайте о возможности делегировать выполнение.
- Если делегировать некому, определите для себя сроки начала и заершения работы над задачей.
- Сразу решайте, что делать, а что - нет.
Третий шаг: Наводим порядок в делах
Теперь разбиваем дела на категории:
- Проекты: все, на что нужно больше чем одно действие.
- Календарь: дела, привязанные к срокам выполнения.
- Дела без дедлайна: выполняем по возможности.
- Лист ожидания: то, что не требует участия, но требует контроля/внимания. Их реализовывают другие, но вы являетесь заинтересованным лицом.
Не забываем планировать контекст - будучи на работе сконцентрируйтесь на планировании рабочих задач, а не домашних.
Несколько советов:
- Ведем записи с глаголов, пример “сделать что-либо”
- Выбирайте нужное вам количество контекстов
- Пользуйтесь технологиями, чтобы составить активное напоминание. К примеру, таск-мессенджер. Блокнот не напомнит вам о событии за час до встречи.
Четвертый шаг: обзор горизонта событий.
Просматривайте хотя бы периодически дела, запланированные на будущее. Пятый шаг: Выбираем и делаем. Последний шаг - реализация запланированного. GTD дает возможность понимать ваше положение в потоке дел и задач. Начните с малого, внедряя его постепенно и шаг за шагом расширяя границы этой системы от работы до всей жизни.
Помните о том, что важно не только работать, но и своевременно отдохнуть. Не проводите отдых с работой в голове. Вы можете чувствовать себя отлично, ничего не делая, если знаете что именно входит в это “ничего”.
