Одна из ваших самых важных обязанностей при найме работника по трудовому договору - вести учет сотрудников. Вы должны знать кадровое делопроизводство организации - euracons.com.ua, из каких частей состоит документация сотрудника, какие документы должны быть включены в отдельные его части, как составлять платежную ведомость и как долго следует хранить файл сотрудника.
Кто обязан вести учет сотрудников?
Портфель сотрудника, записи сотрудников, личные файлы сотрудников - разные названия, но это одно и то же. Ведение таких записей является одним из основных обязательств работодателей. Однако это относится только к лицам, работающим по трудовому договору. Нет необходимости вести учет сотрудников, которые работают на основе контракта, конкретной задачи, гражданско-правовых договоров управления и как часть так называемой самостоятельной занятости.
Документация сотрудника состоит из:
· личной документации - она состоит из личных файлов сотрудника и других документов, таких как записи, файлы, регистры, списки;
· документации по заработной плате - относится к выплачиваемому вознаграждению.
Независимо от того, сколько сотрудников вы нанимаете по трудовому договору, вам придется создавать и хранить личные файлы для каждого из них в отдельности, что может иметь большое значение в любых спорах, которые могут возникнуть между вами и вашим сотрудником. Во многих компаниях занимается этим отдел кадров. Однако в небольшой начинающей компании вы, как владелец бизнеса и работодатель, должны будете выполнить это обязательство.
Важно! Неспособность вести учет сотрудников и оставлять такие записи или файлы в условиях, угрожающих быть поврежденными или уничтоженными, является нарушением прав работника, наказуемым штрафом. Ведение записей сотрудников должно быть в письменной форме. Исходя из применимого законодательства, невозможно хранить такую документацию только в электронном виде. Работа по внесению поправок в положения продолжается, но на данный момент документация должна храниться в форме физической документации.
Как долго следует хранить учет сотрудников?
Все правила, касающиеся хранения документов о работниках, содержатся в постановлении министра труда и социальной политики, касающиеся объема ведения документации работодателями по вопросам, связанным с трудовыми отношениями, и порядка хранения личных дел сотрудников. Личные дела сотрудников должны быть особенно защищены от попадания в чужие руки.
