Нарахування декретних у 2025 році: покроковий процес

За даними порталу «Головбух», порядок нарахування декретних 2025 року залишився знайомим для бухгалтера, однак не без нюансів. Змінилася мінімальна зарплата, зросли розміри допомоги, а отже — й відповідальність за правильний розрахунок. Щоб уникнути помилок і затримок, важливо знати: хто має право на виплати, які документи потрібні, як порахувати суму декретних і проконтролювати правильність нарахування.

Визначення прав на декретні: хто і за яких умов отримує виплати

Право на допомогу по вагітності та пологах (декретні) мають жінки, які:

• працюють за трудовим договором;
• є ФОПами й сплачують ЄСВ;
• проходять військову службу;
• перебувають на обліку в службі зайнятості як безробітні.

Основна умова — наявність страхового стажу не менше 6 місяців протягом 12 місяців, що передують початку декретної відпустки. Якщо стажу менше, виплата буде розрахована виходячи з мінімальної зарплати.

Для працівниць підприємства підстава для призначення допомоги — лікарняний листок (е-лікарняний) з причиною «вагітність та пологи». Він відкривається за 30 календарних тижнів вагітності (зазвичай — на 27–му тижні).

Збір необхідних документів для оформлення допомоги

Після відкриття лікарняного працівниця має повідомити роботодавця, щоб той оформив заяву-розрахунок до ПФУ. У 2025 році подача заяви здійснюється виключно в електронній формі через кабінет страхувальника на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

До заяви додаються:

• е-лікарняний;
• довідка з роботи (якщо працівниця має кілька місць роботи — окремо з кожного);
• у разі потреби — копії документів, що підтверджують страховий стаж.

Після подання заяви ПФУ автоматично перевіряє дані про застраховану особу, страхувальника, нарахування зарплати та сплату внесків. Помилки або відсутність інформації можуть призвести до затримки виплат.

Розрахунок суми декретних з урахуванням нормативних змін 2025 року

У 2025 році мінімальна зарплата становить 8000 грн. Цей показник вплинув на розрахунок суми допомоги, яка визначається за формулою:

Середньоденна зарплата × кількість календарних днів декретної відпустки.

Загальна тривалість відпустки:

• 126 днів — при нормальному перебігу вагітності та пологів;
• 140 днів — у разі ускладнень;
• 180 днів — при народженні двох і більше дітей.

Середньоденну зарплату розраховують на підставі доходів за 12 місяців, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок. Якщо працівниця не мала доходу або її страховий стаж менше 6 місяців — розрахунок проводиться з мінімальної зарплати.

Порядок виплати та контролю правильності нарахувань

Після подання заяви-розрахунку ПФУ перевіряє її протягом 10 робочих днів і, якщо немає помилок, перераховує кошти на рахунок роботодавця. Той упродовж одного робочого дня зобов’язаний виплатити допомогу працівниці.

Роботодавець також зобов’язаний вести облік страхових виплат, перевіряти правильність заповнення лікарняних, своєчасно оновлювати довідники у бухгалтерській програмі. Важливо не плутати нарахування зарплати та допомоги по вагітності й пологах — це окремі види виплат, які оподатковуються по-різному.

Контроль може здійснюватися під час перевірок ПФУ або ДПС, тому всі документи слід зберігати не менше 3 років. Якщо виявлено помилки — необхідно зробити перерахунок і повідомити ПФУ про коригування.

Оформлення декретних — це відповідальний процес, який потребує уваги до деталей. У 2025 році головні зміни стосуються розмірів виплат і порядку подачі заяв до ПФУ. Щоб допомога була нарахована правильно й вчасно, важливо дотримати всі етапи — від збору документів до контролю за перерахуванням коштів.